Pourquoi et comment utiliser Zotero pour bien s'organiser ?

Découvrez pourquoi il est très utile d’enregistrer toutes ces références bibliographiques avec Zotero et comment organiser facilement ses documents. Cet outil est un incontournable lorsqu’on décide de se lancer dans la rédaction d’un mémoire ou d’une thèse, et même à plus petite échelle lors de la publication d’un article ou d’un exposé à plusieurs.

Collecter, organiser et citer avec Zotero présentes de nombreux avantages en matière d’organisation. Lorsqu’on débute un travail, enregistrer automatiquement ces sources est un excellent réflexe à adopter pour se faciliter la vie et gagner un temps précieux.

Comprendre le fonctionnement de Zotero et comment télécharger le logiciel ? — Fig. 1 : page d’accueil de Zotero : votre assistant de recherche personnel !

Pourquoi utiliser Zotero ?

En Licence, c’est la découverte des bases de la bibliographie. La gestion des recherches documentaires est aléatoire pour ne pas dire nébuleuse. Les bibliographies prennent la forme de listes sans fin de noms et/ou de titres sur des feuilles volantes ou perdues dans les notes de cours… Plus tard, en Master, on fini par adopter un Excel pour s’organiser, mais si on ne remplie pas au fur et à mesure… ouch. Zotero arrive généralement comme une boue de sauvetage en doctorat.

Zotero est incontournable pour n’importe quel travail universitaire. C’est un logiciel gratuit, très facile d’utilisation et aussi très fonctionnel. Il permet d’optimiser ses recherches et d’améliorer sa rédaction. Les références sont bien classées et au même endroit, automatisées et accessibles partout et à tout moment.

Zotero permet de récupérer en un seul clic vos références et même parfois une pièce jointe en ligne depuis les catalogues de bibliothèques comme SUDOC ou Worldcat, mais également depuis les bases de données telles que JStor, arXiv.org, Persée.fr, Hal… et c’est plus que pratique.

Les bases pour optimiser sa recherche documentaire

Télécharger le logiciel et l'extension de Zotero pour Chrome — Fig. 2 : page de téléchargement de Zotero et de son connecteur

Zotero fonctionne avec Word, LibreOffice ou Google Docs et comme extension sur Chrome, Firefox, Safari… Pour le télécharger, rendez-vous sur le site par ici. Pour commencer, choisissez la dernière version et cliquez sur « Download » (fig. 2) pour lancer l’installation. Installez ensuite l’extension sur votre navigateur sans attendre. C’est vraiment indispensable pour la suite.

Présentation du logiciel

Le volet de gauche (1) répertorie la liste des catégories et sous-catégories de votre bibliothèque. Vous disposez, par défaut, d’un dossier “Ma bibliothèque” en haut de cette liste. Au centre (2), vous trouverez la liste des références collectées dans Zotero. La zone de droite (3) est réservée aux données bibliographiques d’une référence sélectionnée au niveau du volet central. Ce formulaire est modifiable et à remplir avec attention. Ces informations seront utilisées pour citer vos références.

Créer une nouvelle collection dans le logiciel

Fig. 4 : Ajouter une nouvelle collection dans la bibliothèque

Pour ajouter une collection (fig. 4), cliquez sur le dossier jaune en haut à gauche du volet de gauche (n°1, fig.3).

Ajouter un nom à une nouvelle collection dans Zotero

Pour ajouter une sous-collection (fig. 5), clique droit sur le titre d’une collection puis clique gauche sur « Nouvelle sous-collection… » enfin saisissez un nom pour cette sous-collection. À partir de là, on peut imaginer une infinité de possibilités pour organiser vos documents. Vous pouvez également « Renommer » ou « Supprimer » la collection.

Fig. 5 : Ajouter une nouvelle sous-collection dans la bibliothèque Zotero — Fig. 5 : Ajouter une nouvelle sous-collection dans la bibliothèque

Pour commencer la création de vos collections, je vous conseille de :

– Créer une collection « d’arrivée » pour les nouveaux documents fraîchement envoyés dans le logiciel. Il s’agit des documents à évaluer ou à envoyer dans l’une ou l’autre de vos catégories. Cette collection peut être utilisée comme « fourretout » pour faciliter le tri des références. C’est aussi pratique à utiliser comme « to-do » de livres à lire, évaluer, supprimer, acheter… ou simplement pour faire le bilan d’une journée de travail ou de collecte.

Ensuite, continuer d’enrichir votre bibliothèque.

– Créer une collection par travaux, thèmes, matières, bibliothèques… Cette phase est plutôt personnelle et correspond aux travaux de chacun en fonction de votre organisation et de vos projets respectifs. À cela, s’ajoute également une armée de sous-collections pour répertorier vos références.

Ces sous-catégories peuvent correspondre à des dates de publication, des auteurs, des types de documents, des matières, des travaux à réaliser… Et la liste de possibilités est très longue dans Zotero. Elle va du billet de blog jusqu’aux lettres, en passant par les actes juridiques, interviews ou audiences… Vous pouvez aussi enregistrer des sites Web spécialisés jusqu’à des actes de colloques ou de journée d’études, rapports, chapitres de livre, article de wiki, film, etc.

Intégrer manuellement un nouveau document dans le logiciel

Pour ajouter un nouveau document, deux méthodes sont disponibles. Les deux options sont disponibles dans le menu principal en haut de la page (fig. 6). Pour information, vous retrouvez au même endroit (fig. 6) l’icône « Actions », « Nouveau Document », « Ajouter un document par son identifiant », « Nouvelle note », « Ajouter une pièce jointe » et « Recherche avancée ».

Fig. 6 : présentation des actions disponibles dans le menu principal de Zotero

Fig. 7 : Ajouter un nouveau document avec son ISBN dans Zotero — Fig. 7 : Ajouter un nouveau document avec son ISBN

Entrez l’ISBN de votre livre directement dans le logiciel en cliquant sur la petite baguette magique (ajouter un document par son identifiant) dans le menu en haut. Tapez ou collez l’identifiant, puis appuyez sur Entrée/Retour. Zotero retrouve ainsi le document et complète automatiquement les entrées du formulaire. Après les avoir vérifiées, il suffit de compléter le formulaire si cela est nécessaire.

Cliquez sur le bouton vert avec une petite croix blanche “Nouveau document” en haut du volet central et sélectionnez le type de document souhaité dans le menu déroulant pour choisir votre formulaire. Le menu déroulant vous propose 33 documents différents. Il suffit ensuite de saisir manuellement les informations bibliographiques du document dans le volet de droit.

Fig. 8 : Ajouter un document manuellement dans Zotero — Fig. 8 : Ajouter un document manuellement

Récupérer les métadonnées d’un document sur le web

C’est la partie la plus intéressante de Zotero.

Fig. 9 : Enregistrer un nouveau document dans Zotero

Après avoir ajouté l’extension à votre navigateur (fig. 2), celle-ci permet de récupérer des documents avec leurs métadonnées bibliographiques pour votre bibliothèque. Le connecteur trouvera automatiquement les informations bibliographiques sur les pages Web que vous visitez. Après avoir cliqué sur le bouton d’enregistrement, une fenêtre apparaîtra pour indiquer dans quelle collection Zotero le document est enregistré. C’est aussi simple que ça !

Fig. 10 : Récupérer les métadonnées d'un document sur le web avec Zotero — Fig. 10 : Récupérer les métadonnées d’un document

Le bouton d’enregistrement affiche un petit livre bleu (fig. 10) pour signaler la présence de métadonnées à enregistrer. En cliquant sur ce petit livre bleu, l’extension envoi les informations identifiées dans la bibliothèque Zotero. Le logiciel sauvegardera également tout PDF accessible depuis la page. Enfin, si l’icône de capture est un dossier, la page Web contient plusieurs éléments.

Parfois, certaines pages Web ne fournissent pas d’information que Zotero puisse reconnaître (fig. 11). Sur ces pages, le bouton d’enregistrement affichera une icône de page Web grise. Si vous cliquez sur le bouton “Save to Zotero” sur ces pages, Zotero importera la page en tant que document “Page Web” avec son URL.

Fig. 11 : Page Web ne fournissant pas d'information pour Zotero — Fig. 11 : Page Web ne fournissant pas d’information pour Zotero

5 petits plus à connaître pour maîtriser sa documentation

Connaître le nombre de documents dans ma bibliothèque

Pour connaître le nombre de documents de votre bibliothèque ou d’une collection particulière, cliquez sur le nom d’un document dans le volet de gauche (n°3, fig. 3) puis effectuer le raccourci « Tout sélectionner » ctrl+A (ou command-A sur MacOS) et le nombre de documents apparaît dans le panneau de droite.

Trier les entrées et insérer une note

Les documents de votre bibliothèque peuvent être classés en fonction de leur titre, leur auteur ou leur date d’ajout dans votre bibliothèque. Pour modifier le critère de tri des éléments, il suffit de cliquer sur l’un des en-têtes de colonne en haut du volet central (n°2, fig. 3).

En ce qui concernant les notes, elles peuvent être indépendantes ou attachées à un document. Pour créer une note fille, sélectionnez un document dans le volet central. Ensuite, cliquez sur le bouton “Nouvelle note” en haut du volet central (n°2, fig. 3) et sélectionnez “Ajouter une note fille”, ou allez dans l’onglet “Notes” du volet droit et cliquez sur le bouton “Ajouter”. Pour créer une note indépendante, cliquez sur “Nouvelle note” et sélectionnez “Nouvelle note indépendante”.

Fig. 12 : Insérer une note indépendante ou fille d'un document dans Zotero — Fig. 12 : Insérer une note indépendante ou fille d’un document dans Zotero

Un autre moyen de trier ses références est l’usage d’étiquette autrement appelé « Marqueurs ». Chaque document enregistré peut se voir attribuer un ou plusieurs marqueurs dont l’arborescence colorée est visible en bas à gauche de la page d’accueil. Pour insérer un marqueur, cliquez sur l’onglet « Marqueur » dans le volet à droite (n°3, fig. 3).

Fig. 13 : Attribuer un marqueur à un document dans Zotero

Chaque document marqué reçoit un petit carré correspondant à la couleur attribuée au marqueur. Pour retrouver les documents, vous pouvez entrer un mot-clé dans la barre de recherche ou cliquer sur un marqueur. Évidemment, il est possible de modifier les couleurs attribuées aux marqueurs. Enfin, vous pouvez aussi afficher les « marqueurs automatiquement ajoutés » et tous les « marqueurs de ta bibliothèque » en cliquant sur la petite mosaïque de couleur à droite de la barre de recherche.

Évacuer les doublons et faire le ménage

Fig. 14 : Supprimer les doublons dans Zotero

Pour vérifier la présence de doublons dans votre bibliographie, cliquez sur l’entrée « Doublons » à gauche dans le menu déroulant de ta bibliothèque. Celle-ci se trouve à la fin du menu déroulant de votre bibliothèque après vos catégories et avant les entrées « Non classé » et « Corbeille ». Cette option affiche automatiquement tous les documents en double dans ta bibliographie. Très pratique, cette option facilite considérablement la relecture parfois difficile des très longues bibliographies et bien sûr, leurs mise en pages.

Vous pouvez également afficher les documents « Non classés » pour les intégrer dans une ou l’autre des catégories. Enfin, vous pouvez également retrouver les documents déplacés dans la corbeille, notamment si vous voulez restaurer le document.

Créer une chronologie de ta bibliothèque

La création d’une chronologie vous permet de visualiser la timeline de vos documents. Pour cela, sélectionner l’option “Créer une chronologie” dans l’onglet “Outils” du menu principal. Vous pouvez ensuite vous déplacer de façon plus ou moins rapide en faisant glisser votre curseur le long de la chronologie. Il est également possible de double-cliquer sur un point pour zoomer.

Fig. 15 : créer une chronologie de ces documents dans Zotero

Enfin, vous pouvez trier vos documents par date d’ajout, date de publication ou de modification dans le logiciel. C’est un outil assez intéressant lorsqu’on envisage d’écrire une historiographie de notre sujet ou constater l’avancée de nos travaux. Vous pouvez également limiter le nombre de documents visibles en utilisant un filtre et surligner un mots-clés.

Localiser et afficher des documents

Le menu peut être ouvert en cliquant sur la flèche verte en haut à gauche du formulaire de droite (n°3, fig. 3). En cliquant sur un document, puis sur la flèche de droite, vous affichez le document ou le PDF joint au document. Vous pouvez également afficher les documents en ligne grâce à leur URL ou localiser le fichier sur votre ordinateur. Enfin, vous pouvez également rechercher les documents disponibles dans la bibliothèque de votre choix en utilisant l’OpenURL.

Fig. 16 : Localiser un document avec Zotero

Pour localiser un document dans une catégorie, sélectionne un document dans le panneau du milieu et tenez enfoncée la touche « Control » pour Window, « Option » sous Mac OS ou « Alt » sous Linux. Cette action met en surbrillance toutes les collections qui contiennent le document.

Vous avez maintenant les clefs en main pour commencer votre première bibliothèque sur Zotero.

Zotero en bref :

Finalement, Zotero est le logiciel parfait pour :

– créer une bibliographie pour optimiser son travail
– connaître et maîtriser ses recherches
– établir une chronologie pour faire l’historiographie de son travail
– connaître les ressources disponibles dans son domaine
– synchroniser, partager, sauvegarder et automatiser sa bibliothèque scientifique
– retrouver facilement ses références (mots-clés, date, catégories, auteurs, matière…)
– être autonome dans ses recherches et être efficace
– gérer sa bibliographie personnelle et la mettre en forme facilement
– déléguer les actions rébarbatives (harmonisation des notes, relecture, mise en page…)

Comment organisez-vous vos bibliographies, quelles sont vos galères de recherche ?

Dites-moi tout dans les commentaires 🖊️

👉 Pour compléter ce tutoriel, je vous invite à consulter l’article sur la façon de créer des bibliographies et des notes dans Word avec Zotero, un indispensable lorsqu’on se lance dans la rédaction d’un mémoire ou d’une thèse.

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